Control e Informes del Proyecto

PRESENTACIÓN

En el presente Tip se explicará como realizar el control de proyecto,  y la emisión de informes de estado del proyecto.

Se ingresarán los datos reales de ejecución del proyecto, para compararlos con los datos planeados del proyecto, y evaluar cual ha sido el avance del proyecto. Los controles del proyecto proveen información del avance del proyecto, permitiendo así tomar acciones que corrijan desviaciones de los valores planeados de trabajo, duración y costo

CONTENIDO

1.- Revisión de la Configuración

1.1.-       Revisión de las estadísticas

               1.2.- Revisión de la carga de trabajo de los Recursos

 2.- Metodología de  carga de datos

 3.- Control de avance según tareas

            Control de Avance semana 1

            Control de Avance semana 2

 4.- Control de avance según Asignaciones

            Control de Avance semana 3

            Control de Avance semana 4

 5.- Emisión de Reportes de Valor Acumulado

            Reporte de Valor Acumulado – Semana 1

            Reporte de Valor Acumulado – Semana 2

            Reporte de Valor Acumulado – Semana 3

            Reporte de Valor Acumulado – Semana 4

 

1.- REVISIÓN DE LA CONFIGURACIÓN

 Siempre debemos verificar la configuración del proyecto.

1.1.- Revisión de las estadísticas

También es importante revisar la fecha de inicio del proyecto y sus estadísticas, pues así verificamos los datos macro del proyecto, los cuales son: duración total, costo total, trabajo total.

Para revisar las Estadísticas haremos los siguientes pasos:

1.2.- Revisión de la carga de trabajo de Recursos

Ahora también debemos verificar como está distribuida la carga de trabajo en el proyecto, para lo cual es necesario emitir un informe de Uso de Recursos, donde se observe el estado previsto del trabajo de los recursos a lo largo del proyecto.

Para emitir un Informe de Uso de Recursos realizaremos los siguientes pasos:

Y ahora podemos revisar el Informe de Uso de Recursos, verificando si se presenta alguna sobreasignación en el desarrollo del cronograma.

2.- METODOLOGÍA DE CARGA DE DATOS

 

Para un mejor control del avance del proyecto se sugiere seguir la siguiente metodología, puesto que emitiremos informes de avance semanal, es recomendable guardar archivos de los avances semanales (línea base, informes, etc) en una carpeta separada, como apreciamos en la siguiente gráfica.

Dentro de cada carpeta se deberá guardar los archivos correspondientes a la semana indicada:

 

3.- CONTROL DE AVANCE SEGÚN TAREAS

 Explicaremos como se realiza el control según el avance de las tareas, desarrollándolo para la semana 1 y semana 2, las cuales pasamos a detallar.

Control Semana 1

Luego de todos los pasos señalados, finalmente obtenemos la gráfica del estado de avance  de las tareas en la semana 1.

Cada barra de tarea en su interior presenta una barra de color negro, esta barra señala el estado de avance de la tarea en cuestión, por ejemplo en la tarea 1.2.A01 observamos la barra de color negro desde el inicio hasta el fin de área de la tarea, esto quiere decir, que la tarea se ha concluido al 100%; pero en la tarea 1.2.A02 observamos la barra de color negro tiene una longitud parcial menor que el área de la tarea, esto quiere decir, que la tarea aún no ha sido concluida, y sólo se aprecia el porcentaje de avance.

Control Semana 2

Ahora observamos el avance dela Semana2, como en la semana anterior hay tareas que han sido culminadas y otras que aún están en proceso, esto se aprecia con la barra de color negro de cada tarea.

4.- CONTROL DE AVANCE SEGÚN ASIGNACIONES

 

El control de avance según asignaciones es más complejo que el control de avance por tareas, pues este último actualiza la duración de la tarea, mientras que por asignaciones se actualiza el trabajo realizado por los recursos.

Ahora explicaremos como se realiza el control según el avance de las asignaciones, desarrollándolo para las semanas 3 y 4, las cuales pasamos a detallar.

Control Semana 3

-Necesitamos usar la VistaUso de Tareas, para eso vamos al menú Ver y seleccionamos Uso de tareas.

-Luego de la cual tendremos la siguiente vista:

-Configuramos la vista de la siguiente forma:

-Filtramos las tareas de la semana 3, desde el 14 de enero al21 de enero del 2007. y obtenemos la siguiente vista.

-Ahora se debe actualizar el avance de los recursos ingresando los datos en las correspondientes filas. Nosotros efectuaremos las siguientes actualizaciones:

Equipo de Proyecto: Trabajo Real = 20 horas; Trabajo Restante =0 horas.

- Líder de Proyecto: Trabajo Real= 20 horas; Trabajo Restante= 25 horas.

 -Luego de lo cual tendremos el siguiente resultado:

-Finalmente Grabar el archivo, según la metodología propuesta.

Control Semana 4

-En la VistaUso de Tareas, filtramos las tareas correspondientes a la semana 4, desde el 21 de enero al28 de enero del 2007.

-El resultado obtenido es similar a la siguiente vista.

-Ahora actualizaremos el avance de los recursos, ingresando los siguientes datos:

Project Manager:

  • Tarea 2.1.A01, Trabajo Real = 20 horas
  • Tarea 2.1.A01, Trabajo Restante = 10 horas
  • Tarea 2.1.A02, Trabajo Real = 30 horas
  • Tarea 2.1.A02, Trabajo Restante = 0 horas

Equipo de Proyecto:

  • Tarea 2.1.A02, Trabajo Real = 30 horas
  • Tarea 2.1.A02, Trabajo Restante = 0 horas

-Luego obtendremos el siguiente resultado:

5.- EMISION DE REPORTES DE VALOR ACUMULADO

 El Reporte de Valor Acumulado, se realiza por cada semana, para lo cual se debe trabajar con el archivo correspondiente a cada semana e ingresar la fecha de estado correspondiente a la semana.

Para emitir el Informe de Valor Acumulado, haremos los siguientes pasos:

-Luego obtenemos el informe de Valor Acumulado, a continuación apreciamos el informe por cada semana.

Reporte de Valor Acumulado – Semana 1

Reporte de Valor Acumulado – Semana 2

Reporte de Valor Acumulado – Semana 3

Reporte de Valor Acumulado – Semana 4

  Control e Informes del Proyecto (723,3 KiB, 1.840 hits)

Entradas relacionadas

Esta entrada ha sido vista 5507 veces

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos necesarios están marcados *

*

Puedes usar las siguientes etiquetas y atributos HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>